Forestil dig at din virksomheds varedata er en stor bunke LEGO-klodser, der ligger spredt ud over gulvet. Nogle af klodserne ligger måske nede i stuen, andre ude på badeværelset og så er der måske endda nogle af klodserne, der ligger hjemme hos én af dine venner.
Sådan er det stort set, når din virksomhed har brug for varedata på tværs af organisationen og ikke har PIM- og DAM-systemer implementeret. Men bare klarer det hele i et ERP-system (eller måske endda – GISP – i et regneark), der ikke er sat op til at håndtere dine data på den måde.
Du kan godt se, at det kan være ret svært og tidskrævende, hvis du skal lede efter hver enkelt klods, når du har brug for den. Men måske ikke helt kan huske, hvilken bunke eller hvilket rum, det nu var den lå i.
Og det er her PIM- og DAM-systemerne kommer og hjælper dig med alt det!
For at blive i metaforen med LEGO-klodserne, så kan man sige at PIM-systemet organiserer alle dine klodser, så du altid ved, hvor de er, når du skal bruge dem. Og DAM-systemet er et fotoalbum, hvor du kan se billederne af alle de figurer, du kan bygge med klodserne, så du ved, hvad du har brug for hvornår. På den måde sparer du en masse tid og undgår manuelle fejl. Fordi al din data er organiseret på tværs af organisationen.
Så hvad er det helt konkret PIM- og DAM-systemer kan hjælpe med?
- Centraliseret og struktureret datastyring – Så du altid kan finde din data
- Bedre datakvalitet og nøjagtighed – Så din data altid er præcis og brugbar
- Øget fleksibilitet og skalerbarhed – Så din virksomhed bedre kan vokse!
I løbet af den her artikel, dykker vi ned i hvert enkelt punkt, så du bedre kan se, hvilke fordele systemerne kan skabe for lige netop din virksomhed.
Men først tager vi lige en hurtig definition af, hvad de to systemer egentlig er. Så vi har det helt på plads:
Hvad er et PIM-system?
Du kan kort sagt sige, at et PIM-system (Product Information Management) er ét sted, hvor du kan organisere alle dine produkter. Så hver gang, du får nogle nye produkter eller nogle nye informationer om dine produkter, så skriver du det bare ind i PIM-systemet, og så bliver det delt ud til alle de relevante kanaler.
Ret smart, ik?
Hvad er et DAM-system?
Et DAM-system (Digital Asset Management) er på mange måder det samme som et PIM-system, men bare for dine digitale aktiver som for eksempel videoer, billeder og dokumenter.
Så hver gang du har brug for et bestemt billede eller en bestemt video, så logger du bare ind i dit DAM-system og søger den frem på nul komma fem. I stedet for at lede i lokale mapper eller gamle mails. Mange virksomheder forsøger at bruge deres ERP-system til netop det, som PIM og DAM kan. Men det har en række udfordringer, fordi ERP ikke er designet til det.
Så lads os se nærmere på, hvilke udfordringer det kan være:
De 3 største udfordringer ved at bruge dit ERP som PIM og DAM
1. Manglende fleksibilitet
Eftersom ERP-systemer slet ikke er skabt til at kunne organisere data på samme måde som PIM og DAM, så er der mange begrænsninger, der gør arbejdsgangene i din virksomhed ufleksible.
Måske er det kun din salgsafdeling, der har adgang til noget data, som din marketingafdeling kunne bruge. Derfor skal de to afdelinger bruge tid og ressourcer på at koordinere, lede og kommunikere om ting, der kunne løses med en hurtig søgning i et PIM- eller DAM-system.
2. Forringet ydeevne
Hvis du bruger dit ERP til at håndtere store mængder produktdata (som det ikke er lavet til at håndtere), kan det gøre systemet langsommere og give mere nedetid. Og på den måde gør du det sværere for ERP-systemet at være et, ja, ERP-system, fordi det skal bruge mange ressourcer på at være noget, det ikke er.
Så det er lidt ligesom at bede en fisk om at klatre i træer. Det klarer de sjældent særlig godt. For de er nemlig noget bedre til at svømme.
3. Svært at opretholde ensartethed på tværs af organisationen
Da ERP-systemer ofte bliver brugt på tværs af afdelinger, kan det være svært at sikre, at alle har de samme data. Det kan være man indtaster data på en anden måde på lageret, end man gør i salgsafdelingen. På den måde kan det være svært at holde et overblik over alle virksomhedens data. Og så kan der nemt opstå meget dobbelt-arbejde. Og det er blandt andet det, du undgår ved at have et PIM- og et DAM-system.
Nu, har vi set på ulemperne ved ikke at have de to systemer. Og lad os nu se lidt nærmere på fordelene:
Derfor har skal din virksomhed have PIM- og DAM-systemer
1. Centraliseret og struktureret datastyring
Med et PIM- og DAM-system får du en centraliseret platform til at holde styr på alle dine produktdata og digitale aktiver. Altså, et system, der er skabt til netop at være organiseret, nemt at finde rundt i og tilgængelig for alle medarbejdere og afdelinger i din virksomhed. Det gør det nemt at organisere og opdatere oplysninger om produkter samt finde og administrere billeder og videoer på en struktureret måde.
Så du sparer altså tid og undgår manuelle fejl og dobbeltarbejde.
2. Bedre datakvalitet og nøjagtighed
Hvis din virksomhed bruger separate systemer til at håndtere produktdata (altså PIM og DAM) i stedet for at lægge det hele i ERP’en, giver det dig mulighed for at sætte mere fokus på at gøre jeres produktdata bedre.
Forstået på den måde, at du hurtigere kan få et overblik over, hvilke data der mangler. Og hvad duer kunne gøre det hele endnu skarpere. For du har det hele samlet det samme sted. Og det er selvfølgelig også med til at sikre, at oplysningerne i din virksomhed altid er korrekte og opdaterede.
3. Øget fleksibilitet og skalerbarhed
Som du allerede ved, er PIM- og DAM-systemer designet specifikt til at håndtere produktdata og digitale aktiver. De er derfor normalt mere fleksible og skalerbare end de mere generelle ERP-systemer.
Det betyder, at din virksomhed nemmere kan tilpasse sig ændrede behov og håndtere vækst. Så hvis der pludselig sker en ændring i markedet eller din virksomhed begynder at vækste voldsomt, så er dine varedata allerede klar på de ændringer.
For de to systemer er nemlig mere velegnede til at imødekomme specifikke krav omkring produktdata og digitale aktiver.
Konklusion
Hvis din virksomhed har brug for at håndtere varedata på tværs af organisationen, så har din virksomhed brug for et PIM- og et DAM-system.
Dit ERP-system er ikke lavet til at håndtere den mængde data. Og det gør det umuligt at skabe en søgbar og brugbar databank, der fungerer nemt og simpelt for alle dine afdelinger. Systemer fungerer nemlig bedst, hvis de bliver brugt til det, de er designet til. Der er selvfølgelig nogle nuancer, som vi ikke kan få med i den her artikel.
Så hvis du har spørgsmål eller er nysgerrig på, hvordan PIM- og DAM-systemer konkret kan hjælpe lige netop din virksomhed, så tøv ikke med at give os et kald eller besøge vores Guide til systemvalg i en Modevirksomhed.
Eller læs mere om PIM løsninger – eksempelvis Plytix