Et vellykket og succesfuldt ERP projekt er for mange et oxymoron — en selvmodsigende sætning. Men sådan behøver det selt ikke at være. Det behøver ikke være svært at gøre dit ERP system smart.
Det behøver ikke at være svært at måle på de rette ting. Det behøver ikke være svært at skabe broen mellem ERP og din eCommerce løsning. Læs med her, og opdag de simple trin, der skal til, for at gøre dit ERP projekt succesfuldt.
Oftest sete ERP projekter
Gennem årenes løb har vi været med til riiiiiigtig mange ERP projekter — både bittesmå og kæmpestore.
Dem vi oftest ser, kommer her.
Spejling af elementer – De fleste der arbejder med ERP systemer når et punkt, hvor copy paste arbejdet mellem deres programmer, har drænet så meget liv ud af dem, at der er nødt til at blive optimeret.
Her går vi ind og bygger en bro mellem forskellige datasæt, så det der bliver tastet ind det ene sted, også ryger videre til det andet. Når der laves en ændring, så bliver det gjort på hele pladen… Medmindre der skal være undtagelser. Dem tager vi os også af.
Optimeret order fulfillment – Der kan være langt fra at kunden bestiller, og hen til at ordren bliver sendt ud af lageret. Langsom order fulfillment.
Vi har hjulpet utallige virksomheder med at optimere og automatisere deres order fulfillment processer. Det skaber langt mere tid, overblik og overskud til alle de ting der er langt mere vigtige end at behandle den enkelte ordre.
Kundeportaler – Du sidder sikkert på en kæmpe bunke data, som bare venter på at blive brugt på alle mulige fantastiske måder. En af de måder er med en skræddersyet kundeportal, hvor dine kunder har alot hvad de behøver, lige ved hånden og skræddersyet ud fra deres egen data. Jo mere specifik du kan være overfor dine enkelte kunders ønsker og behov, jo mere kommer de til at elske dig som udbyder.
Migrering fra C5 til Business Central – C5 er et gammelt legacy-system og kan simpelthen ikke begå sig i moderne eCommerce. Microsoft C5 har været et rigtig godt regnskabsprogram, og er derfor blevet bredt anvendt. Sidder man derfor med et stort datasæt i det gamle system kan det være en stor opgave, at migrere den data over i et nyt system. Her kommer vi rigtigt ofte på banen, med simplere og smartere løsninger.
Migrering fra Dynamics NAV til Business Central – Det her projekt svarer til det ovenstående. Fra ældre og outdated system til en smartere løsning.
Integrationer mellem ERP, PIM og eCommerce – Der findes ikke en integration vi ikke har lavet før, mellem alle de systemer den gængse eCommerce virksomhed har. Har du mange varer på lager, så ved du at dine systemer har ekstreme mængder af data. Den data kan du bruge til at informere og optimere alle dine andre systemer.
Listen af mulige integrationer er uendelig lang, og vi tør næsten sige at alt er muligt.
Hvorfor bør du overveje et ERP projekt?
Det kan godt være, at vi her hos Connectify er lidt farvede — og uden tvivl, det er vi — men der er altid steder du kan sætte ind på dit ERP system.
Vi har set det hele. Folk der er skråsikre på at deres systemer kører så optimeret de overhovedet kan, som alligevel får vendt deres verden på hovedet.
Vi er den oversergent der finder skidt i de fjerneste kroge ved stuegang. En blodhund der kan snuse sig frem til selv de mindste optimeringspunkter. Og som vi ser det er det kun en god ting. Det er ikke et nederlag at skulle optimere — det er en kæmpe mulighed for at skalere din virksomhed, til noget du ikke troede var muligt.
Hermed vores opfordring. Tag et godt langt kig på dit ERP system, og spørg dig selv; hvad ville jeg ønske det her system kunne vise mig, gøre for mig eller gøre for mine kunder?
Og definer så jeres mål — her er en liste over de oftest sete mål i ERP projekter.
- Automatisering af manuelt arbejde — du sparer både tid og penge.
- Forbedring af kommunikation — har du mange afdelinger kan integrationer mellem jeres systemer skabe bedre kommunikation på tværs.
- Hurtigere behandling af ordre – igen, hvis du sparer tid, så sparer du penge.
- Bedre styring af lager – integrationer kan sørge for at du og dine kunder har bedre styr på produkternes tilgængelighed.
- Bedre service – jo mere indsigt du har i alle de enkelte detaljer, på tværs af sytstemer, jo bedre kundeservice vil du kunne yde.
- Mere præcis afrapportering – Skal du vise præcise tal til ledelsen? No problem. Et godt udvalg af integrationer kan skære det vildeste datasæt ud i pap.
Hvordan får jeg succes med mit ERP projekt?
En stor del af de ERP projekter der bliver sat i verden, bliver ikke så gode som de var i tankerne, og det er sindssygt ærgerligt. Det kan der være mange grunde til, og nogle af dem finder du helt sikkert i de kommende punkter, hvor vi går igennem nogle af de vigtigste elementer, som alle ERP projekter bør indeholde.
Scoping og formål med opgaven
Hvis dit projekt ikke har et rigtigt formål, så bør det ikke blive sat i gang. Sørg for at du ved hvorfor du gør hvad du gør, og hvilket problem projektet skal løse. Kig evt igen på listen over mål med ERP projekter. Scoping af opgaven er et af de punkter som altid bliver lidt for hurtigt sparket til siden. Halvdelen af et godt softwareprojekt ligger i planlægningsfasen, hvis ikke mere. Derfor er det sindssygt vigtigt at have scoping af opgaven med i processen, og at tage punktet utroligt seriøst. En opgave er aldrig “bare lige”. Antallet af gange vi har hørt det er alt for høj, og den slags projekter har det med at have virkelig mange rettelser når det bliver afleveret.
Spild af alles tid og penge. Sørg for at scope opgaven ordentligt, så du ved hvilket stykke arbejde du er oppe imod.
Analyse
Når du har fundet ud af hvad du skal arbejde med, og hvad du vil optimere, så er det tid til en analyse. Inden vi starter på et projekt analyserer vi altid systemet vi skal ændre i. Hvordan fungerer den ting vi skal ændre lige nu, og hvad skal der gøres for at komme hen til målet? Når du ved det kan du bedre planlægge dine næste skridt. Lav derudover nogle forecasts. Hvad kan din løsning lige nu, og hvor meget kommer det til at ændre sig, hypotetisk set,m når du laver en ændring.
På den måde kan du lave en cost-benefit analyse af hele operationen.
Implementeringsplan
Sørg for at lave en plan. Lav en foreløbig tidslinje over projektet, strukturer ressourcer, sæt en kurs og giv folk nogle definerede opgaver.
Uddelegering
Dit projekt er klar til at blive skudt i gang, og her er det sindssygt vigtigt, at de rette mennesker får arbejdet i hænderne. Der findes mange udviklere der kan påtage sig opgaven, men sandheden er, at ERP projekter kræver et højt specialiseringsniveau. Den viden der går ind i den slags projekter er utroligt specifikt. Det kan godt være, at mange udviklere ville kunne klare sig levende igennem, men det svarer til at sætte konditor til at lave sushi.
Det er bare ikke det samme.
Samarbejdspartnere
Er du ikke den eneste der skal arbejde med projektet? Sørg for at have god vedvarende kommunikation med eventuelle samarbejdspartnere, så der ikke bliver arbejdet i flere forskellige retninger.
Inddrag brugerne
En af de nok vigtigste kriterier for dit projekts succes er, at brugerne kan finde ud af at bruge din tilføjelse. Sørg for at de bliver oplært i ændringen, og at alle er på samme side. På den måde sikrer du, at der ikke skal bruges masser af ekstra ressourcer, når opdateringen kommer ud at leve.
Drift og vedligeholdelse
Dit projekt er færdiggjort, men arbejdet er ikke slut her. Det ville være let at lukke og slukke for indsatserne herefter, men ofte er det faktisk i driften, at det ægte guld ligger. Her oplever vi ofte flere optimeringspunkter, som kan skabe endnu mere værdi, men som kun kræver en lille indsats. Andre gange skal der vedligeholdelse til, så det hele kører glat.
Begge dele er utroligt vigtige at tage sig af.
Checkliste som du kan bruge:
Det er ikke mange trin der skal gå op, før dit ERP projekt kan få stor succes.
Vi har udarbejdet denne liste, som kan hjælpe jer med fremtidige projekter.
Her er en checkliste over de fejl, man skal undgå i et ERP-projekt:
- Uklare mål og forventninger
- Har du klare mål og forventninger for ERP-projektet?
- Er dine mål realistiske?
- Har du kommunikeret målene til alle involverede parter?
- Manglende forberedelse
- Har du undersøgt og evalueret forskellige ERP-løsninger?
- Har du forstået din virksomheds behov og krav?
- Har du en klar plan for implementeringen?
- Manglende involvering af brugere
- Har du involveret brugerne i implementeringen af ERP-løsningen?
- Forstår brugerne, hvordan systemet fungerer?
- Har du taget hensyn til brugernes feedback?
- Utilstrækkelig træning
- Har du planlagt tilstrækkelig træning for brugerne?
- Har du overvejet, hvordan træningen skal leveres (f.eks. onsite eller online)?
- Har du sikret, at brugerne forstår, hvordan systemet fungerer?
- Manglende overholdelse af tidsplanen
- Har du en tidsplan for implementeringen af ERP-løsningen?
- Har du overvejet mulige forsinkelser og tager højde for dem?
- Har du en plan for at håndtere eventuelle forsinkelser?
- Manglende sikkerhed og databeskyttelse
- Har du sikret, at ERP-løsningen er sikker og beskytter virksomhedens data?
- Har du overvejet forskellige sikkerhedsforanstaltninger, såsom adgangskontrol, kryptering og backup?
- Har du planer for at håndtere datatab eller hacking?
- Manglende vedligeholdelse og opdatering
- Har du en plan for at vedligeholde og opdatere ERP-løsningen?
- Har du overvejet, hvordan du vil identificere og løse eventuelle problemer?
- Har du sikret, at løsningen forbliver relevant og opfylder virksomhedens behov og krav?
Ved at overveje og tage hensyn til disse faktorer kan virksomheder undgå nogle af de mest almindelige fejl i et ERP-projekt og opnå en vellykket implementering af løsningen.
Når du har styr på de ting, så er du garanteret det optimale udbytte af dit projekt. Hvis du har spørgsmål, så er du velkommen til at kontakte os.
Hvis du er sulten efter mere viden, så læs endelig videre her.