Gode råd til migrering fra C5 til 365 Business Central

Hvis du læser denne blog er der en god chance for, at du sidder fastlåst i et gammelt ERP system som C5. For det første — vi føler med dig. Det må ikke være sjovt. C5 er ikke tilstrækkeligt længere. Det er muligvis tid til Migrering fra C5 til Business Central. 

Verden udvikler sig og bliver mere digital for hver dag der går. Som virksomhed betyder det at du skal holde dig opdateret på alle de mest effektive måder at arbejde på. Her er C5 desværre ikke en del af ligningen mere, men det er Dynamics 365 Business Central. Hvis du overvejer at migrere fra C5 til business central, så læs med her først, og få indsigt i hvilke principper der skaber et vellykket projekt. 

Læg en plan for projektet

Det burde jo egentlig give sig selv, ikke? En god plan for et projekt hjælper dig med at holde kursen undervejs og sikrer dig at du ved hvad du skal gøre, for at nå målet. I planlægningsprocessen er det vigtigt at forventningsafstemme. Sørg for at alle interessenter og samarbejdspartnere er på samme side, ved hvilke individuelle mål der forventes af dem og ved hvilket resultat der skal stå klart, når projektet er færdigt. Hvis du ikke formår at planlægge dit projekt — både mandskab, opgaver, økonomi og så videre — kan du risikere at ende med en masse spildtid, og et projekt man lige så godt kan starte forfra med. Planlægning er uhyre-vigtigt. 

Inden migrering fra C5 til Business Central

Der er mange trin for at nå til selve migreringen. eks. så kan man starte ud med en prøvemigrering. Dette kan de fleste ERP leverandører hjælpe med, og de ligger typisk på en 50-100 timers run. Du kan altid spørge om en mindre opstart med en prøve migrering, og du sikrer dig en mulighed for udgang med leverandøren.

Kig på dine nuværende processer

Hvordan bruger du dit ERP system nu? Er der nogle særlige processer som er business critical? Findes de samme funktioner i Business Central? Sørg for at være skarp, på måden du bruger dit nuværende ERP system, og hvad du forventer af Business Central. Hvis din virksomhed har kritiske funktioner i C5 som ikke findes i business Central som udgangspunkt, så har du flere forskellige fremgangsmåder.

– Du kan overveje om du vil lave om i dine processer. 

– Du kan overvejde at få skræddersyet funktionen til Business Central.

– Du kan vælge at tage processen udenom et ERP system (frarådes) 

De to første løsninger er helt klart de bedste. Den sidste skaber blot mere manuelt arbejde, og det ville være synd og skadeligt for din forretning. Vær bevidst om hvad der skal med, hvad der skal ændres og hvad der skal ud. Sådan gør du processen langt mere effektiv.

Analyse af nuværende processer og fremtidige ønsker

Det er vigtigt at bemærke, at en vellykket migrering kræver en grundig planlægning og forberedelse, herunder en analyse af eksisterende data og arbejdsprocesser, identifikation af datakilder og -formater og udarbejdelse af en detaljeret migrationsplan. Derfor anbefales det at involvere erfarne konsulenter og partnere i processen for at sikre en effektiv og problemfri overgang fra C5 til Dynamics 365 Business Central.

Her er nogle forretningsprocesser som i burde kigge ind i:

1. Økonomistyring: Vores virksomhed skal kunne håndtere alle økonomiske processer, inklusiv bogføring, betalinger, fakturering og budgettering. Løsningen skal give os mulighed for at generere finansielle rapporter og analyser.
2. Salg og kundeservice: Løsningen skal hjælpe med salgsprocessen, inklusiv tilbudsgivning, ordrebehandling og fakturering. Løsningen giver også mulighed for at håndtere kundekontakter og support.
3. Indkøb og leverandørstyring: Vi skal kigge ind i en løsning, der kan hjælpe med indkøbsprocessen, inklusiv tilbudsanmodninger, ordrebehandling og betalinger. Løsningen giver også mulighed for at håndtere leverandørkontakter og samarbejde med leverandører.
4. Lagerstyring: Håndtering af lagerbeholdning og logistikprocesser, inklusiv indkøb, modtagelse, lagerplacering og plukning.
5. Projektstyring: I fremtiden skal vi optimere projektstyring, inklusiv tidsplanlægning, ressourcestyring og projektregnskab.
6. Produktion: Effektiv håndtering af produktionen og produktionsprocesser, inklusiv planlægning, produktionsovervågning og lagerstyring.
7. HR og løn: Et nyt system, der kan hjælpe med HR-processer, inklusiv ansættelse, uddannelse og ydeevne. Løsningen kan også håndtere lønadministration og tidsregistrering.

ikke alle processer er relevante, men se denne analyse som et springbræt til noget bedre og langt mere effektivt.

Fra en datakilde til flere?

Historisk set har mange virksomheder benyttet C5 mere end bare et ERP. Vi ser ofte at denne løsning ender med at blive den ultimative løsning for at opbevare alt data om virksomheden. Eksempler på dette er C5 der ikke kun opbevarer financielle elementer, men også følgende:

• Billeder – et ERP er ikke beregnet som billededatabase.
• Salgstekster – et ERP har ikke gode formateringsmuligheder. Det er mareridt at vedligeholde.
• Ufuldkommen produktreleationer – ikke særligt smart relationer mellem produkter. Der skal være system i hvorfor produkter har relationer i mellem hinanden, noget som skal genereres fra købsmønstre.
• Produktatributter – det bliver hurtigt rodet. Mange systemer du skal integrer med har brug for orden.

Spred din data ud i forskellige systemer. Systemer der er beregnet til det formål de er bygget til. Herunder kan vi nævne følgende kilder som i burde overveje:

• ERP
• PIM/DAM
• CRM
• eCommerce

En god analyse kan kortlægge jeres behov og hvilket systemer der kan bruges til det rette formål.

Vælg den rette implementeringspartner

Chancerne for at du selv vil kunne løfte den her opgave er — uden nogle onde miner — tvivlsom. Og det giver virkelig god mening, for dem der rent faktisk kan klare den her opgave, ja, de lever som regel af at gøre det for andre. Det er en kompleks proces, og dit datasæt som eCommerce virksomhed er med garanti virkelig dybt. Det kræver en sikker hånd, teknisk snilde og erfaring at udføre en opgave som denne og at gøre det så det nye system kører fejlfrit. 

Læs vores guide her til valg om den rette ERP partner. 

Sørg for tilstrækkelig oplæring

Hvad nytter det at rykke til et nyt system, hvis dem der skal bruge det ikke kender til det? Hint: det nytter ikke noget. Sørg derfor for at investere tid i oplæring af brugerne. De skal vide hvordan Business Central fungerer, hvordan de få mest ud af det, og hvad de skal være opmærksomme på når de bruger det, inden du tager det sidste spring over i at drive virksomhedens nye ERP system. 

Gennemtest systemet

For at være sikker på at alt fungerer optimalt, skal du sørge for at tage dit nye ERP system ud på en prøvetur. Se om løsningerne holder, om der er svage punkter og at maskineriet gør som det skal. Her er et lille tip: Tag hellere en tur for meget end for lidt. En for kort testperiode resultererer i langt mere ekstra arbejde, end den ekstra test havde kostet dig.

Hav en plan for uforudsete hændelser

Hvad gør du når lokummet brænder og dit ERP system lige pludselig ikke gør som det skal? Har du lagt tid og penge til side til det, eller får du en grim smag i munden? Vores råd her er, at du bør lægge penge og tid til side, til uforudsete hændelser og udgifter. ERP systemer er komplekse, og der kan sagtens være aspekter af dit projekt der kan være blevet overset, eller løsninger der skal kodes fra bunden til dit projekt. 

Sørg for god kommunikation

God kommunikation er nøglen til næsten alt godt her i livet, og i særdeleshed også til migrering af data fra C5 til Business Central. Husk at lufte dine bekymringer, dine behov og dine meninger under projektet. Det kan hjælpe implementeringspartneren og andre interessenter til at forstå din virksomhed. Forståelsen er i sidste ende det, der skaber den rette løsning for dig. 

Skal du kaste dig ud i et ERP projekt? Brug vores checkliste til et succesfuldt ERP projekt. 

Datavalidering

Data validering er en kritisk proces i enhver datakonverterings- eller migreringsproces, herunder migrering fra C5 til Dynamics 365 Business Central. Det er vigtigt at sikre, at dataene, der overføres fra C5 til Dynamics 365 Business Central, er nøjagtige, fuldstændige og i det rigtige format for at undgå fejl og problemer senere i processen.

Der er flere trin, der kan hjælpe med at sikre, at dataene valideres korrekt under migreringen:

1. Dataanalyse: Før migreringen er det vigtigt at gennemgå og analysere de data, der skal overføres fra C5 til Dynamics 365 Business Central for at identificere eventuelle datakvalitetsproblemer og inkonsistenser. Dette inkluderer at kontrollere, om dataene er komplette, nøjagtige og i det rigtige format.
2. Datarensning: Efter dataanalysen er det vigtigt at udføre en datarensning for at eliminere eventuelle duplikerede, ukorrekte eller ufuldstændige data. Dette kan omfatte at slette duplikerede poster, opdatere ukorrekte data og udfylde manglende data.
3. Validering af dataoverførsel: Efter migreringen af data fra C5 til Dynamics 365 Business Central er det vigtigt at validere, om dataene er korrekt overført, og at alle data er intakte og i det rigtige format. Dette inkluderer at kontrollere, om alle poster er korrekte og fuldstændige, og at alle dataelementer er korrekt overført.
4. Test af dataintegration: Efter validering af dataoverførslen er det vigtigt at teste, om dataene integreres korrekt med Dynamics 365 Business Central og andre systemer, der bruges i virksomheden. Dette inkluderer at teste, om dataene fungerer korrekt med andre applikationer, integrationer og rapporter.

Det er vigtigt at sikre, at data valideres nøje under hele migreringsprocessen for at undgå fejl og problemer senere i processen. Dette kræver en grundig planlægning og forberedelse, inklusive involvering af erfarne konsulenter og partnere for at sikre en vellykket migrering af data fra C5 til Dynamics 365 Business Central.

Microsoft har skrevet lidt om validering, og hvilket data der overføres.

Migreringsværktøjer i Business Central

Heldigvis for dit projekt findes der vørktøjer i Business Central, som kan hjælpe dig med at overføre al din eksisterende data, til dit nye system. Sørg for at lære værktøjerne at kende, hvis du selv står for migrationen. Ja, Dynamics 365 Business Central tilbyder en række værktøjer og funktioner, der kan hjælpe med datakonvertering og migration fra C5. Microsoft Dynamics 365 Business Central indeholder f.eks. en indbygget datakonverteringsværktøj, der kan hjælpe med at importere og konvertere data fra forskellige datakilder, herunder C5. Derudover kan en række leverandører, der specialiserer sig i C5-migrering hjælpe med at overføre data og konfiguration fra C5 til Dynamics 365 Business Central.

Simpel migreringsmetode

En af de mest almindelige metoder til at migrere data fra C5 til Dynamics 365 Business Central er at eksportere data fra C5 i CSV- eller Excel-format og derefter bruge Dynamics 365 Business Central’s dataimportværktøj til at importere dataene i Business Central. Derudover kan Microsoft-partnere og tredjepartsleverandører hjælpe med at oprette en skræddersyet plan for migrering og implementering, der passer til virksomhedens specifikke behov og krav.

Giv ekstra opmærksomhed til historisk data

Historisk data i C5 refererer til tidligere gemte transaktionsdata og oplysninger om tidligere handlinger, som er blevet udført i systemet. Dette kan omfatte oplysninger om kunder, leverandører, produkter, ordrer, fakturaer, betalinger, lagerbeholdning og andre finansielle oplysninger, der er blevet indtastet i systemet.

Historisk data er vigtigt, fordi det giver brugerne mulighed for at spore og analysere tidligere transaktioner og aktiviteter, som kan hjælpe med at forudsige fremtidige tendenser og træffe bedre beslutninger. Det kan også hjælpe med at opretholde nøjagtigheden af data og sikre, at oplysningerne i systemet er opdaterede og relevante.

I C5 kan historisk data tilgås gennem forskellige rapporter og forespørgsler, der giver brugerne mulighed for at analysere og manipulere data efter behov. Dette kan hjælpe med at identificere tendenser og mønstre og hjælpe brugerne med at træffe mere informerede beslutninger baseret på tidligere erfaringer.

Opsummering

Migrering fra C5 til Business Central er ikke nogen lille opgave. Blogindlægget her viser dog, at den eneste sikre vej til succes er planlægning. Jo mere detaljeret du kan kortlægge den opgave du står foran, jo bedre kan du sikre at du får succes med den. Planlægning indebærer også kommunikation, forventninger, økonomi og samarbejdspartnere. Alt godt kommer til den som har en plan. 

Skal du skifte ERP system?

Vi har hjulpet et hav af eCommerce virksomheder med at finde den rette partner til migrering eller ERP projekter. 

Har du spørgsmål, eller vil du lære mere? 

Læs flere blogs her, eller giv os et kald — linjen er åben.