Hvis du begynder at miste overblikket over din virksomheds digitale løsninger, så er det måske fordi, du mangler et ERP-system.
Så kort kan de egentlig siges. Et ERP-system er nemlig lidt ligesom et kontroltårn i en lufthavn, der overvåger og styrer flytrafikken. Kommer der kun et enkelt fly en gang imellem, er kontroltårnet ikke så vigtigt.
Men er der pludselig masser af fly, der skal forskellige steder hen på forskellige tidspunkter, så bliver kontroltårnet altafgørende for, der ikke sker uheld, og at flytrafikken glider uden problemer.
Det kan bare være svært at vide, hvornår du helt præcist har brug for et ERP-system i din virksomhed. Derfor har vi samlet de 7 vigtigste tegn på, du nok skal overveje at få det kontroltårn bygget.
De 7 tegn er:
- Din virksomhed er blevet større
- Dine systemer taler ikke sammen
- Dine IT-løsninger bliver dyrere og dyrere
- Du oplever forsinkelser på dataændringer
- Din virksomhed skal overholde komplicerede love og regler
- Dine kunder forventer bedre service
- Dine digitale løsninger kan ikke skalere med din virksomhed
Lad os dykke ned i hvert enkelt af punkterne, og give dig et bedre overblik.
Men først skal vi lige få det helt på plads, hvad det der ERP rent faktisk er
Hvad er et ERP-system?
Først får du lige den formelle forklaring på, hvad et ERP-system er:
Et ERP-system (Enterprise Resource Planning) er en integreret softwareløsning designet til at hjælpe virksomheder med at styre og automatisere en bred vifte af forretningsprocesser på tværs af forskellige afdelinger og funktioner.
Eller sagt på 3 andre måder: et kontroltårn i en lufthavn, hjernen i en krop eller dirigenten i et symfoniorkester.
Typisk vil et ERP-system hjælpe med styring af:
- Indkøb og forsyningskæde
- HR og personale
- Salg og ordrer
- Produktion
- Regnskab
- Lager
Det lyder alt sammen meget lækkert, ik? Men hvornår er det så tid til at hyre en dirigent til din virksomheds symfoniorkester?
Det får du 7 bud på her:
Derfor skal din virksomhed anskaffe sig et ERP-system
Hvis du er i tvivl om din virksomhed mangler et ERP-system, så se om du kan nikke genkendende til en eller flere af de her situationer:
Din virksomhed er blevet større
Situation: Det går ret godt. Din virksomhed har fået nye afdelinger, en masse nye produkter på hylderne og måske en ny lokation (eventuelt i udlandet?).
Det giver en større omsætning, men også større kompleksitet. Og det er bøvlet at holde styr på det hele manuelt.
Hvordan kan et ERP-system hjælpe?
Her kan et ERP-system hjælpe med at strømline processerne i din virksomhed, så du undgår fejl og misforståelse. Altså, mindre bøvl.
Dine systemer taler ikke sammen
Situation: Forestil dig, at din virksomheds lagerafdeling bruger et andet IT-system end din salgsafdeling. Og at de to systemer ikke taler sammen. Det kan betyde, at dine sælgere sælger mere, end hvad I har på lager, så kunderne skal vente lang tid på deres varer.
Eller at I får bestilt varer hjem, der ikke længere er efterspørgsel efter, så de bare står og fylder på lageret eller skal sælges med en rabat.
Det kan også være, at din regnskabsafdeling bruger forskellige systemer til faktureringer, løn og budgetter, der heller ikke kan tale sammen, så der opstår fejl.
Hvordan kan et ERP-system hjælpe?
Et ERP-system indeholder funktioner, der understøtter de vigtige processer i din virksomhed. Så der for eksempel ikke bliver solgt varer, der ikke er på lager, og som I ikke længere kan skaffe hjem. Du slipper for manuelt at holde øje med, om det hele passer sammen, for ERP-systemet klarer det hele for dig.
Dine IT-løsninger bliver dyrere og dyrere
Situation: Hvis du har flere forskellige IT-løsninger kan det koste dig mange penge i for eksempel:
– Licenser: Som din virksomhed vokser får du brug for flere og flere IT-løsninger – og de koster alle sammen penge.
– Vedligeholdelse: Alle dine IT-systemer skal holdes ved lige. Og hvis du har brug for support kan det være dyrt, hvis du har mange forskellige udbydere.
– Uddannelse: Dine medarbejdere skal sætte sig ind i mange forskellige systemer. Det tager både lang tid og koster penge. Derfor investerer du måske kun i uddannelse til én medarbejder, hvilket gør din virksomhed sårbar overfor en eventuel sygemelding eller opsigelse.
Hvordan kan et ERP-system hjælpe?
Ved at have en samlet indgang til dine digitale løsninger sparer du penge på alle områder. Samtidig giver det mere mening at opkvalificere flere medarbejdere i systemet, så din virksomhed på den måde er mindre sårbar.
Du oplever forsinkelser på dataændringer
Situation: Hvis du ikke har det aktuelle overblik over din lagerbeholdning, dit cash flow eller hvornår dine kommende leverancer ankommer. Kan det være svært at træffe de rigtige beslutninger for din virksomhed.
Og uden et ERP-system kan der opstå forsinkelser mellem, hvornår en opdatering i det ene system bliver tilgængelig i det andet system. Og den forsinkelse kan skabe fejl og misforståelser.
Hvordan kan et ERP-system hjælpe?
Hvis du har et ERP-system slipper du for at dine datainformationer lagger. Du har hele tiden et real time overblik over din virksomhed. Og kombinerer du det med et ERP-systems evne til at analysere data på tværs bliver det for alvor en vindende kombo.
Din virksomhed skal overholde komplicerede love og regler
Situation: GDPR og ESG. Det er bare nogle af de komplicerede regelsæt, en moderne virksomhed skal overholde og efterleve. Og der kommer hele tiden nye til. Bliver reglerne ikke overholdt, kan det resultere i store bøder og ridser i lakken på din virksomheds brand.
Hvordan kan et ERP-system hjælpe?
Med er ERP-system kan du automatisere dine processer og sikre dig, at du sporer dine data på den korrekte måde alt efter. Så du ikke får ubehagelige mails fra myndighederne.
Dine kunder forventer bedre service
Situation: Med alle de nye digitale muligheder forventer kunder hurtige leveringer, korrekte og specifikke oplysninger om dine produkter og en empatisk og hjælpsom kundeservice. Og hvis du ikke kan give dem det, så kan du være sikker på, din konkurrent kan.
Hvordan kan et ERP-system hjælpe?
Når du strømliner dine interne processer med et ERP-system, så er det i sidste ende dine kunder, der får den største gevinst. For du vil hele tiden have det nødvendige overblik over din biks, så du kan give dem det, de vil ha’!
Dine digitale løsninger kan ikke skalere med din virksomhed
Situation: Dine elskede (og gamle) digitale løsninger har hjulpet din virksomhed derhen, hvor den er i dag. De har gjort det godt. Men det er ikke længere det, din virksomhed har brug for, hvis den skal fortsætte med at være skalerbar.
Det er på tide at skifte den trehjulede ud med en racercykel.
Hvordan kan et ERP-system hjælpe?
Et ERP-system kan give din virksomhed masser af fleksibilitet og integrere løsninger, der kan sikre, at din virksomhed kan fortsætte sin vækstrejse i mange år endnu. Blandt andet fordi det kan skabe et bedre overblik over al dataen i din virksomhed.
Opsummering
Du kan kort sagt sige, at hvis din virksomhed er kommet ud af den første fase i sin vækstrejse og er ved at etablere sig som en vigtig og solid spiller på markedet, så vil et ERP-system være en god løsning for dig. Det er selvfølgelig ikke en beslutning, man tager på en fredag eftermiddag. Det er en beslutning, der kræver mange overvejelser og stor planlægning.
Samtidig er alle virksomheder selvfølgelig forskellige, så der kan være branchespecifikke hensyn, som vi ikke kan komme ind på i den her artikel. Men begynder du at støde på nogle af de 7 tegn, så kan det i hvert fald være en god idé at overveje om ERP-system måske er det næste store skridt for din virksomhed.