Det her projekt er nok et af dem vi møder oftest. At migrere fra NAV til Dynamics 365 Business Central. Der er så mange virksomheder der sidder med et outdatet system, som har brug for en smartere løsning i hverdag, og ærligt talt, så fortjener alle det.
Der kommer så mange spændende ting ud af et mere effektivt system.
Problemet for mange er dog, at omkostningerne skal holdes ned. Balderne skal knibe sammen om de 25 ører de nu måtte holde på, og budgettet til et nyt system er begrænset.
Ouch, den var værre.
Heldigvis har vi været i gamet længe nok til, at kende nogle helt specifikke måder, du kan holde omkostningerne nede, når du skal migrere fra NAV til Business Central.
De punkter kommer her.
Læg en plan
Hvis du skal holde omkostningerne nede i dit projekt, så er planlægning en af de vigtigste ting du skal arbejde med.
Her taler vi selvfølgelig om at kortlægge projektet og dets forskellige faser, at planlægge økonomien og så videre.
Men en helt særlig ting er vigtig her, hvis du ikke skal have alt for mange grimme overraskelser.
Du skal lave en beredskabsplan.
Sørg for, at du ved hvad du skal gøre, når uheldet er ude, projektet trækker ud, eller i skal have en retterunde mere end forventet. Planlæg så meget i bund, at du ikke kan blive overrasket over noget som helst. På den måde sørger du for, at de ekstra omkostninger der skulle dukke op, ikke vælter budgettet der er lagt til projektet. Udover en beredskabsplan er det en kæmpe prioritet at afstemme forventninger.
Forventningsafstemninger kan bruges som projektets rettesnor, og sørge for at de rette opgaver bliver fulgt til dørs af de rette mennesker, til den rette tid.
Hsuk på: Kvalitet er ikke andet end forventninger der bliver indfriet tilstrækkeligt.
Sæt dine forventninger efter noget du ved kan lade sig gøre, med det budget du har. Så bliver du ikke skuffet, når økonomien slipper op, og projektet ikke er færdigt endnu.
Gennemgå dit system
Når du skal fra et sted til et andet med din software er det ikke altid destinationen du skal kigge efter.
Der ligger gylden viden og et uvurderligt kompas begravet i det ERP system du allerede bruger.
Tænk over det her; hvordan ved du hvad du skal have ud af Business Central, hvis du ikke ved hvordan du bruger dit nuværende ERP system, og hvad der er galt med det?
Brug dit nuværende ERP systems styrker og svagheder som rettesnor når du skal migrere fra det ene system til det andet.
Del det op i kategorier.
- Need to have
- Nice to have
- Til storskrald
På den måde får du en prioriteret liste over funktionaliteter og principper, som du kan budgettere efter.
For at vide hvor du skal hen, skal du kigge på vejen du er kommet fra.
Vælg den rette partner
Det her punkt er for det meste et selvfølge, når man skal lave et godt projket, men i dette tilfælde kræver det endnu mere opmærksomhed.
Hvis du er på et stramt budget, så bør du indhente nogle forskellige tilbud fra forskellige leverandører, som du stoler på.
Vær sikker på at leverandørerne kan forstå din situation, og har arbejdet med nogen der er i samme båd som dig.
Når det så er sagt, så tænk over det her: Du har ikke råd til at vælge en billig løsning.
Billige løsninger har det med at være mangelfulde eller byde på en masse uforudsete udgifter. Det har du ikke råd til.
Hvis det sker for dig, så er du nødsaget til at betale for oprydningsarbejdet, og for at få fixet de fejl der måtte være lavet.
Det gider du ikke. Vælg en erfaren udbyder, som du stoler på, og som kan arbejde med dit perspektiv.
Leder du efter en ERP partner? læs vores Guide: Vælg den rette ERP partner
Del flytningen op i faser
Jo mere data og funktioner du flytter på en gang, jo større chance er der for, at der bliver begået menneskelige fejl.
Og det er jo sådan set fair nok — vi er alle blot mennesker. Men i dit tilfælde skal der spares, og derfor skal der andre boller på suppen.
Når du flytter din data fra NAV til Business Central bør du derfor gøre det i faser. Tag en smule ad gangen og flyt det, for at mindske fejl. På den måde helgarderer du dig mod at skulle betale for ekstra tid og arbejde.
Lav dybdegående tests
Hvordan sikrer man sig at alt forløber som det skal?
Man tester det.
I dit tilfælde er det utroligt vigtigt at teste på de løsninger der bliver lavet.
For eksempel i de faser dataen bliver migreret i: Sørg for at teste hver gang noget er overført, sørg for at det fungerer som det skal, og om der er noget der skal rettes før næste fase går i gang.
På den måde holder du omkostningerne nede, ved at have et stort fokus på at forebygge fejl og mangler. Test, test, test – hellere en gang for meget end en gang for lidt.
Klæd brugerne ordentligt på
Når skiftet er lavet skal du sørge for at klæde brugerne af dit nye ERP system ordentligt på. Det er trods alt dem der skal sidde med det på daglig basis. Og hvorfor er det vigtigt? Hvorfor er det ikke bare learn by doing?
Jo, jo mere flyvende din start bliver, jo hurtigere kan investeringen begynde at betale sig hjem igen. Gennem sparet tid, automatisering af opgaver og forbedrede processer.
Et ERP system er kun så smart som personen der bruger det, så sørg for at brugerne er smarte.
Det betaler sig virkelig.
Afrunding
Et nyt ERP system kan være en stor opgave. Det er der desværre ingen veje udenom. Det du dog kan kontrollere er mindsettet omkring opgaven, fokusområder og planlægningen.
Læs mere om emnet – 10 fejl du skal undgå i dit ERP projekt
Når du sørger for at planlægge din opgave grundigt, samt at involvere de rette mennesker med forståelse for din situation, i processen, så kan du begynde at skære nogle af de spidse hjørner af, og sikre dig mod fejl og ekstra omkostninger.
Lad være med at vælge en billig løsning. Billige løsninger bliver som regel langt dyrere længere nede ad vejen.
Got it?
Tak for at læse med!
Spørg os om dit projekt
Hos Connectify forstår vi dig.
Linjen er åben — du ringer bare.