Hvilke data skal synkroniseres mellem Magento og Business Central?
Når Magento skal snakke med Business Central, er det fristende at sige: “Vi synkroniserer bare det hele.”
Men hov.
Det er ofte dér, en ellers god integrationsidé bliver unødigt kompliceret. Målet er ikke, at to systemer skal kunne præcis det samme på præcis samme tid. Målet er, at de rigtige data lander det rigtige sted, uden at nogen skal taste dem ind to gange.
En god Magento Business Central-integration gør det lettere at styre webshop, lager og økonomi. Men den kræver, at I først bliver enige om, hvilke data der er vigtigst, og hvilket system der ejer dem.
Se hvordan Connectify arbejder med Magento og Business Central-integrationer.
[Indsæt diagrammet her]
Start med at vælge, hvor data bor
Det vigtigste spørgsmål i projektet er ikke teknisk:
Hvilket system er sandhedskilden for de enkelte data?
For mange virksomheder er Business Central stedet, hvor varedata, lager, priser, debitorer og økonomi holdes samlet. Magento eller Adobe Commerce er derimod dér, kunden møder produkterne, handler og får sin oplevelse af virksomheden.
Det betyder ikke, at alt skal styres fra Business Central. Magento kan sagtens være stedet, hvor e-commerce-teamet arbejder med kampagner, kategorier, produkttekster og indhold.
Pointen er bare, at I skal træffe valget bevidst. Ellers kan to systemer hurtigt begynde at overskrive hinanden. Og så er der pludselig ikke meget automatisering tilbage i automatiseringen.
Microsoft beskriver selv Business Centrals integrationer som webservice- og API-baserede løsninger. Læs den tekniske oversigt hos Microsoft Learn, hvis I vil dykke længere ned.
Produkter og varianter
Produkter er ofte et af de første steder, hvor integrationen skal på arbejde.
Typisk skal varenummer, navn, stregkode, dimensioner, varianter og salgsenheder være tilgængelige i Business Central. På Magento-siden er der samtidig behov for billeder, beskrivelser, kategorier, SEO-tekster og relaterede produkter.
Afklar derfor blandt andet:
- Oprettes nye varer i Business Central, Magento eller et PIM-system?
- Hvilke felter må webshoppen redigere?
- Hvordan håndteres størrelse, farve og andre varianter?
- Hvad sker der, når en vare udgår?
- Skal alle varer vises i webshoppen, eller kun et bestemt sortiment?
Har I mange produkter eller flere markeder, kan et PIM-system være et godt næste skridt. Så kan hvert system fokusere på det, det er bedst til. Se Connectifys integrationsplatform for et overblik over de systemer, der kan indgå i arkitekturen.
Lagerstatus
Lagerdata er en af de ting, kunder hurtigt opdager, hvis den ikke spiller.
Ingen gider bestille en vare, som viser sig at være udsolgt. Og jeres kundeservice gider heller ikke bruge mandag morgen på at forklare, hvorfor lagerstatus ikke passer.
Integrationens lagerlogik bør tage højde for:
- Fysisk lager
- Reserveret lager
- Flere lagre eller butikker
- Varer på vej hjem
- Bundles og pakkeløsninger
- Eventuel lagerstyring hos en 3PL-partner
Lager behøver ikke at opdateres på samme måde som produkttekster. Et nyt produkt kan måske overføres med faste intervaller, mens lagerstatus skal opdateres langt oftere.
Det afhænger af jeres forretning. Sælger I få, dyre produkter, er behovet ét. Sælger I tusindvis af varer i døgnet, er behovet et helt andet.
Priser og kundespecifikke aftaler
Priser lyder simpelt. Det er de sjældent.
I B2C handler det ofte om almindelige salgspriser, kampagnepriser og forskellige valutaer. I B2B bliver det mere interessant med kundespecifikke priser, rabataftaler, mængderabatter og forskellige sortimenter.
Her skal integrationen kunne svare på:
- Hvilken pris skal kunden se?
- Hvilken kundegruppe tilhører kunden?
- Skal kampagnepriser komme fra Magento eller Business Central?
- Hvordan håndteres moms, valuta og afrunding?
- Hvad sker der, hvis en prisaftale ændres?
Det er sjældent prisen i sig selv, der skaber problemer. Det er reglerne bag den.
Læs også vores guide til Magento B2B og Business Central, hvis I arbejder med kundespecifikke priser og flere brugere pr. kunde.
Ordrer, kunder og leveringer
Når kunden har lagt en ordre, skal den selvfølgelig videre til Business Central. Men en ordre er mere end et ordrenummer.
En god ordreintegration tager som minimum højde for kundeoplysninger, leveringsadresse, ordrelinjer, rabatter, fragt, moms, betalingsstatus og eventuelle kommentarer.
Det samme gælder kunder. Skal en ny kunde i Magento automatisk oprettes som debitor i Business Central? Eller skal en B2B-kunde først godkendes og have tilknyttet en prisaftale?
Og integrationen slutter ikke, fordi ordren er landet i ERP-systemet. Kunden vil også gerne vide, om ordren er afsendt, hvilket trackingnummer den har, om noget er i restordre, og om en refundering er gennemført.
De lidt mere tekniske ting, der holder driften sund
Det skal helst ikke være nødvendigt at forstå integrationskode for at drive en webshop. Men der er nogle principper, der er værd at få på plads:
- En ordre må ikke oprettes to gange, hvis et system svarer langsomt.
- Fejlede overførsler skal kunne findes og genkøres.
- Datafelter skal dokumenteres, så alle ved, hvor informationen kommer fra.
- Der skal være overvågning af fejl, køer og manglende synkronisering.
- I bør kunne afstemme, om eksempelvis antal ordrer og lagerbeholdning faktisk matcher på tværs af systemerne.
Det lyder måske som små detaljer. Men det er dem, der afgør, om integrationen fungerer, når der er travlt.
Hvad skal synkroniseres i jeres setup?
Det korte svar er: Det, der gør jeres hverdag lettere og kundeoplevelsen bedre.
Før I starter, bør I få styr på:
- Hvilke systemer I har i dag.
- Hvilke data der er vigtigst for driften.
- Hvilket system der ejer hvilke data.
- Hvad der skal ske, når noget fejler.
- Hvilke processer I vil automatisere først.
Når de ting er på plads, bliver integrationen ikke bare en teknisk øvelse. Den bliver et værktøj, der giver mindre manuelt arbejde, færre fejl og bedre mulighed for at vækste.
Har I Magento eller Adobe Commerce og Dynamics 365 Business Central? Læs mere om Connectifys Magento-integration eller tag fat i os til en afklaring af jeres dataflow.