Tropica: én Shopify Plus-opsætning, flere Business Central-regnskaber

Om Tropica

Tropica Aquarium Plants er en dansk producent af akvarieplanter med salg til forhandlere og kæder i hele verden. Selskabet driver flere regnskaber i Business Central fordelt på flere miljøer – Danmark, Nordamerika og Tyskland – og sælger gennem tre Shopify Plus-shops:

• Tropica B2B til forhandlere i hele verden
• Tropica B2C med direkte salg til slutkunder
• Dennerle Plants, søsterbrandet, B2B

Hver shop kører Shopify Markets, fx Danmark, Europa, Storbritannien, USA og Canada.

Udfordringen

Tropica erstattede en ældre webløsning bygget på Umbraco og et PIM med Shopify Plus. Dermed skulle Business Central og Shopify tale sammen på tværs af en usædvanlig struktur:

• Ét Shopify-setup, flere Business Central-regnskaber. Det er markedet i Shopify, der afgør, hvilket regnskab en ordre, en kunde eller et lager hører til. Den samme shop skal derfor fødes fra flere regnskaber og miljøer.
• Kundespecifikke priser og sortiment. Hver forhandler har sine egne prislister i Business Central og må kun se og købe et bestemt udsnit af sortimentet.
• Ordrer leveres aldrig delvist. Tropica pakker det, der kan leveres, og lukker ordren. Antal kan ændre sig, linjer kan fjernes, og der kan komme erstatningsvarer på. Shopify skal afspejle det, der faktisk blev sendt, før ordren fulfilles.

Løsningen

Connectify Integration Hub forbinder Business Central og Shopify Plus med Shopify Markets som nøglen mellem shop og regnskab:

• Hvert market i en shop er mappet til ét Business Central-regnskab. Produkter, lager, priser, kunder og ordrer synkroniseres fra det regnskab til det market – i samme shop, men adskilt pr. market.
• B2B-kunder oprettes som companies med company locations i Shopify Plus. Hver company location får sit eget Shopify-katalog, som styrer både priser og hvilke produkter kunden kan se og købe.
• Salgsspærringer i Business Central – pr. kunde eller pr. land – afspejles i, hvad kunden kan se i Shopify.
• B2C-ordrer mappes til landespecifikke debitorer i Business Central.

Hvad der synkroniseres

Produkter

Varer oprettes i Shopify fra Business Central med varenummeret som SKU og beskrivelsen som titel. Pris, HS-kode og oprindelsesland holdes løbende i sync på alle varianter, og stregkoder læses fra Business Centrals varereferencer og sættes på varianten. Prisgruppekoden fra Business Central gemmes som metafield på produktet, og produktstrukturen er flad i begge systemer.

Lager

Tropica beregner selv det disponible lager i Business Central ud fra planterings- og pakkelokationer samt reservationer og udstiller det færdigberegnet. Integrationen læser det beregnede lager og opdaterer den disponible beholdning pr. lokation i Shopify – kun når tallet afviger fra det, Shopify allerede har.

Kunder

Debitorer oprettes som companies i Shopify Plus med debitornummeret fra Business Central som ekstern nøgle. Firmanavn, adresse, telefon, e-mail, momsnummer og betalingsbetingelser holdes i sync på company location. Momsnummeret sendes i Shopifys format med landekode foran, og Business Centrals betalingsbetingelseskoder oversættes til Shopifys payment terms. Hver debitor får én kontakt i Shopify baseret på debitorens e-mail, så kunden kan logge ind og se sine egne priser.

Priser

Kundespecifikke priser læses fra Business Centrals standard prislister. Feltet Customer Price Group på debitoren afgør, hvilken prisliste kunden er på: Kunder med en specialprisliste får den, mens øvrige varer prissættes fra standardlisten. Hver prisliste bliver til et Shopify-katalog, som kobles til de rette company locations, og kun aktive prislister og priser inden for deres gyldighedsperiode sendes. Sortimentet pr. kunde styres i samme katalog, og B2C-priser sendes til det rette market.

Ordrer

Ordrer sendes fra Shopify ind i Business Central via API til Tropicas ordreimport, hvor de valideres og godkendes, før de bliver til salgsordrer. Markedet på ordren afgør, hvilket regnskab den lander i. Ordrestatus hentes løbende fra Business Central og opdateres i Shopify, så kunden kan følge sin ordre.

Ordreredigering

Når Tropica har behandlet ordren i Business Central, sammenligner integrationen den med ordren i Shopify. Fjernede linjer fjernes, ændrede antal rettes, og tilføjede varer – for eksempel erstatningsvarer – lægges på. Derefter fulfilles ordren i Shopify med det, der faktisk blev sendt.

Det særlige ved løsningen

• Markets som skillelinje mellem regnskaber. Én shop fødes fra flere regnskaber, fuldt adskilt pr. market. Det er det, der gør løsningen anderledes end en standardintegration mellem Business Central og Shopify.
• Katalog pr. company location. Kundespecifikke priser og sortiment ligger direkte i Shopify Plus B2B, drevet af Business Centrals egne prislister.
• Ordreredigering før fulfillment. Shopify viser altid det, kunden faktisk får.
• Standard-webservices frem for custom kode, hvor det er muligt. Tropicas eget lager-endpoint er undtagelsen, fordi lageret beregnes bedst i Business Central.