Sådan kan Arcane Tinmens distributører over hele verden selv restocke på flere lokationer

Introduktion

Hvem er Arcane Tinmen?

Arcane Tinmen er en dansk B2B-virksomhed, der sælger gaming-tilbehør til distributører i hele verden. De er nok mest kendt for Dragon Shield, som er plastiklommer til kortspil som Magic: The Gathering og Pokémon The Trading Card Game.

Så det er altså Arcane Tinmens produkter, der beskytter de nogle gange ret værdifulde kort mod fedtede fingre og bøjede hjørner.

Læs mere om virksomheden på arcanetinmen.com.

Distributører over hele kloden

Med distributører i de fleste lande på verdensplan – ofte med mange lokationer – og et evigt udviklende varesortiment brugte Arcane Tinmen meget tid på at kommunikere med distributørerne om:

• Lagerbeholdning
• Ordrestatus
• Leveringer

Hvis bare der var en måde, hvorpå distributørerne selv kunne finde de nødvendige informationer i en kundeportal, der var integreret med ERP, så begge parter kunne spare tid og ressourcer.

Heldigvis er det noget, vi kan hjælpe med.

Hvad var udfordringen?

Ingen integration mellem Dynamics NAV og B2B-kundeportal

Distributørerne kunne ikke bestille varer, se en oversigt over, hvilke produkter der var på lager, eller se, hvor langt deres (ofte mange) ordrer var, uden at tage kontakt til Arcane Tinmen, fordi der ikke var en kundeportal, der kunne snakke sammen med deres daværende ERP, Dynamics NAV – læs mere om vores integration til Dynamics NAV.

Det betød, at Arcane Tinmens backoffice skulle svare på mange spørgsmål fra distributørerne, og at distributørerne havde svært ved at få et overblik over ordrer, leverancer og lagerbeholdning. Ikke helt optimalt.

Besværligt for globale distributører at bestille til flere lokationer

Arcane Tinmens kunder er blandt andet landsdækkende distributører i store geografiske områder som USA, EU, Mellemøsten og Asien. Det betyder, at hver enkelt distributør sagtens kan have flere forskellige lokationer, hvorfra de kan viderelevere produkter til retail.

Men uden integration mellem en B2B-kundeportal og ERP var det besværligt for distributørerne at bestille varer til en specifik lokation og samtidig få sendt fakturaen til hovedkontoret.

Læs mere om NAV-webshop.

Derfor savnede både distributører og Arcane Tinmen en lettere måde at fordele informationer på. Og her kommer gode integrationer ind i billedet.

Hvad var resultatet?

De 3 vigtigste ændringer

• Distributørerne kan nu restocke hurtigt på 100+ varelinjer på flere lokationer
• Distributører kan nu indkøbe varer, der automatisk får tildelt den rette status
• Backoffice slipper for spørgsmål om levering eller tidligere bestillinger på grund af integrationen

Integration mellem B2B-portal og ERP

Med en integration mellem B2B-portal og Dynamics NAV kunne distributørerne nu restocke 100+ varelinjer på forskellige lokationer med få klik. Integrationen gjorde det også muligt for distributørerne at bestille til specifikke lokationer, men sende fakturaen til hovedkontoret.

Det vil for eksempel sige, at en lokal afdeling i Californien for en landsdækkende distributør i USA kunne bestille en ordre til levering i Californien, samtidig med at fakturaen automatisk blev sendt til hovedkontoret.

Integration flyttet fra Dynamics NAV til 365 Business Central

Senere i processen migrerede Arcane Tinmen fra Dynamics NAV til det nyere 365 Business Central med hjælp fra Skanderby A/S. Uden at miste de integrationer, Connectify allerede havde lavet.

Connectify består nemlig af en række endpoints og datakilder til CMS, hvilket betyder, at vi kunne “udskifte” endpoints, der var forbundet til Dynamics NAV, med 365 Business Central. For Arcane Tinmen betød det helt konkret, at de ikke behøvede at starte forfra eller lave store ændringer i deres B2B-portal, fordi de havde et naturligt behov for at opdatere deres CMS.

Læs videre om B2B-webshop til Business Central.

Automatisk fordeling af status på varer

Det var vigtigt for Arcane Tinmen, at distributørerne nemt kunne se, hvilken lagerstatus en vare havde på et hvilket som helst tidspunkt. Derfor sørgede Connectify for, at varerne under indkøb automatisk fik tildelt én af følgende statusser:

• Produktet kan leveres
• Produktet sættes i backorder
• Produktet leveres, når det rammer lageret igen
• Produktet er preorder – det vil sige kommende nye produkter

Samtidig kunne distributørerne nemt tjekke, hvor på rejsen deres ofte mange ordrer var. På den måde havde de altid det komplette overblik over deres ordrer. Helt automatisk.

3 måneder efter integrationen kom 95 % af alle ordrer gennem B2B-portalen

I perioder havde Arcane Tinmens backoffice travlt med at svare på spørgsmål fra distributørerne, fordi de ikke selv kunne finde svarene på deres spørgsmål. Men efter integrationen mellem B2B-kundeportal og ERP slap de for en lang række spørgsmål fra distributørerne.

Helt konkret oplevede Arcane Tinmen efter en måned med Connectifys integration, at 37 procent af ordrerne kom igennem B2B-portalen. Efter to måneder var det 85 procent af ordrerne. Og efter tre måneder kom hele 95 procent af alle ordrer gennem portalen.

Hvilket har sparet Arcane Tinmen for en masse tid. Og vigtigst af alt givet distributørerne en meget mere smooth oplevelse, når de skulle bestille varer.

Helt klart en win-win-situation!

Interesseret i at læse videre om B2B?

Her finder du vores artikler om systemer, der kan understøtte dit B2B-salg:

• 7 vigtige digitale løsninger til dit B2B-salg i 2024
• Hvad er de 3 største udfordringer i B2B-salg i 2024?

Sådan hjalp vi Arcane Tinmen i 4 trin

Vi lavede en grundig analyse

Vi så på de systemer, de brugte i dag, og satte dem op mod de behov, de havde lige nu. Ofte har virksomheder systemer og integrationer, der var gode for dem for 2 år siden, men som nu er forældede.

Enten fordi teknologien har udviklet sig, eller fordi virksomhedens behov har ændret sig. Ofte er det begge dele.

Vi fandt de største fejl og muligheder

I vores analyse fandt vi frem til de største fejl og muligheder. Det kan være sikkerhedsmæssige fejl eller fejl i måden, systemerne skal tale sammen på.

Vi finder også de største muligheder, der kan forbedre virksomhedens workflow, så de kan spare tid og ressourcer.

Vi præsenterede vores forslag til en løsning

Derefter præsenterer vi vores forslag til mulige ændringer. Vi ved godt, at du kender din virksomhed bedre end os, så vi lytter til dine input, så vi kan komme frem til den helt rigtige løsning for dig.

For der er ikke to B2B-virksomheder, der er ens.

Vi udviklede de bedste løsninger – og testede dem grundigt

Til sidst udviklede og implementerede vi de skræddersyede løsninger og testede dem grundigt, så de var klar til at komme direkte ind i den hverdag og de arbejdsgange, de havde i Arcane Tinmen.

Og vi sørger for, at det hele spiller sammen.

Hvem arbejdede vi sammen med?

Vi kan ikke gøre det hele alene. Så denne løsning lavede vi i samarbejde med Skanderby A/S, der stod for migreringen til 365 Business Central.