Natures Collection: 26 webshops, 7 valutaer og ingen manuelle kreditnotaer

Om Natures Collection

Natures Collection står bag en række webshops med lammeskind og interiør, som sælger i det meste af Europa. Ud over Natures Collection selv er det blandt andet Nordic Sheep, Sheepskin House, Lammeskindet, Lammfellhaus, Saueskinnet, Fårskinn og Rocking Sheep. Hvert brand har sin egen Shopify-shop i hvert land, men regnskabet ligger samlet i én Business Central.

Kunderne melder deres returer og ombytninger i Returnflows.

Udfordringen

Med 26 shops bliver det til mange returer, og hver af dem skal ende som en kreditnota i Business Central. Det er ikke nok, at beløbet stemmer. Kreditnotaen skal ligge på den rigtige debitor ud fra kundens land, og om det er en privat- eller erhvervskunde. Refunderet fragt og gebyret for returlabels skal bogføres på de konti, der hører til det enkelte land. Og økonomiafdelingen skal kunne se, hvilken shop returen kommer fra.

Dertil kommer ombytninger, der går gennem Webshipper. De må ikke give et ekstra bilag i Business Central.

I højsæsonen omkring jul stiger antallet af returer kraftigt, og det var ikke realistisk at taste dem ind i hånden.

Sådan har vi løst det

Hvert femte minut henter Connectify nye og ændrede ordrer og returer fra alle 26 shops. Når en retur bliver lukket i Returnflows, opretter vi kreditnotaen i Business Central med de varer, antal, priser og rabatter, der er på returen.

Debitoren vælges ud fra kundens land og kundetype. Hver shop har sin egen ordreoprindelse, fx NCDK, NORDICSE eller SHEEPUK, så man i Business Central kan se, hvilken shop og hvilket marked kreditnotaen hører til. Refunderet fragt bogføres på landets fragtkonto, og hvis kunden har betalt for en returlabel, kommer gebyret på en linje for sig selv på den konto, der passer til landet.

Er returen en del af en ombytning i Webshipper, lægger vi linjerne ind i den kreditnota, der allerede findes, i stedet for at lave en ny. Returer, hvor kunden får et gavekort, bogføres på den gavekortvare, Natures Collection har oprettet til formålet.

Til sidst skriver vi en note på ordren i Shopify med nummeret på kreditnotaen. Så kan kundeservice se, at returen er bogført, uden at slå op i Business Central.

Resultatet

Returerne fra alle brands og markeder bliver nu bogført i Business Central, uden at nogen skal oprette kreditnotaer i hånden. Fragt og returlabels havner på de rigtige konti i hvert land, og ombytninger via Webshipper giver ikke længere dobbelte bilag.

Det holder også i julen, hvor der kommer flest returer. Alle shops og valutaer kører gennem den samme opsætning, og webshops og regnskab er enige.

Læs mere om Returnflows-integrationen til Business Central.